Coś pomiędzy. Najpierw poznajemy Twój proces rekrutacji, narzędzia, zespół i ofertę edukacyjną, a dopiero potem projektujemy konkretne scenariusze – od zapisów, przez płatności, po umowy i dostęp do panelu słuchacza. Automatyzacja pracuje według Twoich zasad i procesów, ale nie wymaga pisania indywidualnych programów czy aplikacji. Cały schemat przenosimy bowiem na platformę do obsługi automatyzacji, przy integracji też wykorzystujemy istniejące systemy.

Nie. Możemy pracować zarówno na istniejących systemach (CRM, platforma rekrutacyjna, arkusze), jak i pomóc opracować cały proces. Jeśli dziś wszystko dzieje się w arkuszach Google, skrzynkach mailowych i formularzach, to właśnie jest dobry moment, żeby to uporządkować.

Najczęściej łączymy:

formularze zapisowe,

arkusze Google,

popularne CRM-y,

systemy płatności online,

panele słuchacza / platformy e-learningowe.

W praktyce możemy wykonać integrację w zasadzie z każdym narzędziem, które wykorzystuje API (i udostępnia dokumentację) oraz połączyć wiele systemów w jedną sieć.

To dość częsta sytuacja. Jeśli w systemie jest API lub inne możliwości integracji, to oczywiście nie ma problemu. Przypomnijmy jednak, że nasza praca dotyczy automatyzacji procesu rekrutacji i zazwyczaj kończy się na eksporcie danych do panelu obsługującego naukę. Możemy oczywiście przygotować rozwiązania pod marketing do słuchaczy, np. dosprzedaż kolejnych kursów czy kierunków.

Tak, jak wspomnieliśmy wcześniej, jest ono podzielone na cztery etapy.

Analiza stanu obecnego – rozpisujemy procesy i oczekiwania, sprawdzamy narzędzia, identyfikujemy wąskie gardła.

Projekt automatyzacji – uzgadniamy scenariusze i tworzymy schematy działania.

Wdrożenie – to konfiguracja i integracja oraz drobiazgowe testy, zanim system zacznie obsługiwać realne zapisy.

Wsparcie – po wykonaniu wdrożenia monitorujemy poprawność jego działania, a w zależności od wybranego modelu współpracy możemy też prowadzić i ulepszać procesy, np. tworząc nowe schematy komunikacji dla określonych grup odbiorców.

V

Po stronie zespołu pozostają proste, zrozumiałe narzędzia i podstawowe działania. Wszystkie są wpisane w określone schematy i dopasowane do scenariuszy automatyzacji. Aby wszystko przebiegało sprawnie i nie było odstępstw od nakreślonych reguł:

• szkolimy zespół z korzystania z nowego procesu,
• przygotowujemy krótkie instrukcje „krok po kroku”,
• jesteśmy dostępni w okresie po wdrożeniu

Automatyzacja ma za zadanie uprościć pracę i przejąć możliwie dużo powtarzalnych czynności. Jej celem nie jest komplikowanie, tylko ułatwianie.

Według ustaleń. Możemy użyć Waszych treści, przygotować samodzielnie czy wspólnie. Bazą zawsze powinny być realne potrzeby, wątpliwości czy pytania zapisujących się osób. Dzięki temu odpowiadamy na nie i skutecznie skłaniamy do interesującego nas kroku – opłaty wpisowego czy czesnego.

Zależy od umowy. Jeśli nasza praca kończy się na wdrożeniu, to pozostawiamy system do pełnej dyspozycji Klienta. Jeśli obsługujemy go my, to przejmujemy odpowiedzialność za poprawność działania i własnoręcznie wdrażamy wszelkie zgłoszone zmiany albo o określonej wadze (np. wyłącznie te konieczne do stabilnej działalności automatyzacji).

Pracujemy na narzędziach i systemach, które spełniają wymogi RODO, a dane kandydatów przetwarzamy zgodnie z ustalonym zakresem i umowami powierzenia. W razie potrzeby możemy też, za pośrednictwem obsługującej nas kancelarii prawnej, przygotować treści zgód marketingowych, koniecznych do zgodnej z przepisami obsługi rekrutacji.

To bardzo dobre i uzasadnione pytanie. Zazwyczaj automatyzacja sprowadza się do komunikacji mailowej, której język jest dopasowany do oczekiwań odbiorców i w pełni ludzki. Każdy korzystający z automatycznych chatbotów zdaje sobie sprawę, że rozmawia „z komputerem” i zawsze zalecamy możliwość przekierowania rozmowy do człowieka. Jeśli chodzi o systemy oddzwaniające i wydzwaniające, to faktycznie spora część osób uważa je za nienaturalne, dlatego zalecamy ich wprowadzenie tylko po wcześniejszym badaniu preferencji.

Chatbot to tylko pierwsza linia kontaktu i zwykle pomoc w prostych sprawach. Zawsze sugerujemy łatwą ścieżkę do kontaktu z człowiekiem. Dzięki temu osoby, które potrzebują bardziej indywidualnej rozmowy, możliwie szybko trafiają do obsługi i nie zniechęcają się brakiem wsparcia od bota.

Tak, możemy zacząć np. od jednego kierunku czy kursu albo nawet od jednego procesu w ramach rekrutacji. Kiedy system się sprawdzi, rozszerzamy go na kolejne kierunki i edycje.

Pierwsze efekty możesz zauważyć już przy najbliższym naborze:

• mniej osieroconych leadów,
• szybsza obsługa zgłoszeń,
• krótszy czas od zapisu do opłacenia miejsca,
• mniejsza liczba pytań „co dalej?” od kandydatów.

Oraz oczywiście pełniejsze i sprawniejsze grzanie leada, czyli działania marketingowe, które ze wstępnego zapisu robią płacącego słuchacza.

Odradzamy wprowadzanie takich zmian, bo mogą okazać się zbyt głębokie. Automatyzacja często wymaga zmiany procedur i robienie tego z dnia na dzień może spowodować brak poprawnej obsługi przez zespół. Konsekwencją bywa lekki chaos, zamiast prostych, szybkich ścieżek działania.

Odradzamy wprowadzanie takich zmian, bo mogą okazać się zbyt głębokie. Automatyzacja często wymaga zmiany procedur i robienie tego z dnia na dzień może spowodować brak poprawnej obsługi przez zespół. Konsekwencją bywa lekki chaos, zamiast prostych, szybkich ścieżek działania.

Standardowo oferujemy:

• okres wsparcia po starcie – reagujemy na uwagi zespołu, wprowadzamy zmiany i ulepszenia,  
• możliwość stałej współpracy, w ramach której pomagamy przy kolejnych rekrutacjach, nowych kierunkach i aktualizacjach procesów.

Wiele zależy od potrzeb Klienta. Niektóre kursy toczą się jednym rytmem, dosłownie przez całe lata zmieniając tylko ceny, inne rekrutacje startują w określonych terminach i muszą np. co pół roku aktualizować umowy i dokumentację. Nawet jeśli wybierzesz wdrożenie bez wsparcia, to i tak pomożemy, jeśli wyniknie jakiś problem.

Nie przewidujemy ich. W standardowej obsłudze automatyzujemy proces i marketing w rekrutacji po pozyskaniu leada. Nie ma to wpływu na działania marketingowe, bo dzieje się już po tym, gdy przyniosą one efekt.

Tak. Jako agencja możemy, jeśli tego potrzebujesz, zaoferować również pełny pakiet działań marketingu internetowego – strategię, kampanie płatne, SEO – a także uzupełniających, jak przygotowanie grafik, nagranie filmów reklamowych czy serwis strony internetowej. Jesteśmy otwarci na możliwości współpracy, tym bardziej że akurat z branżą edukacyjną mam długoletnie doświadczenie i bardzo dobrze wypracowane standardy działania.

Ciężko odpowiedzieć jednoznacznie, bo to zależy nie tylko od wielkości naboru, ale też od przychodu i zysku, jaki da się na nim wypracować. Na etapie wyceny może się okazać, że na małym naborze opłaca się wdrożyć tylko podstawowe elementy, np. mailingi ogrzewające zainteresowanych. Nie jest to jednak regułą, więc zawsze możemy porozmawiać o szczegółach.